Durchgängige Kostentransparenz

Daten zu generieren fällt nicht schwer, aus Daten Informationen zu generieren umso mehr. Leistungskennzahlen im Werkzeugbau beziehen sich zumeist entweder auf die periodische betriebswirtschaftliche Berichterstattung oder auf die Erfolgsbewertung einzelner Aufträge. Auch die verschiedenen IT-Unterstützungssysteme in einem Werkzeugbaubetrieb leisten nur einen geringen Beitrag zur Identifikation von Kostentreibern und Effizienzpotenzialen entlang des Auftragsabwicklungsprozesses. Die vorhandenen Daten lassen es jedoch in den meisten Betrieben zu, konkrete Aussagen zur Prozesseffizienz zu treffen sowie spezifische Potenziale zur Effizienzsteigerung abzuleiten und zu nutzen. Zudem können die richtigen Daten entscheidend zu einer erfolgreichen Kalkulation beitragen. Der Schlüssel zu einer hohen Kostentransparenz entlang der gesamten Auftragsabwicklung ist die auftragsspezifische Kenntnis der Kosten, Zeiten und Zuverlässigkeit einzelner Prozessschritte. Unterstützend wirken hierbei Hintergrunddaten, denn für eine effiziente Nutzung ist ein tiefgründiges Verständnis der Herkunft und Bedeutung der erfassten Daten unerlässlich. Hintergrunddaten sind „Daten über Daten“ – das können beispielsweise Erfassungszeitpunkt und Bearbeiter, insbesondere aber auch Begründungen zu spezifischen Daten sein.

Wesentlich ist dabei die Korrektheit der Daten, deren Qualität entscheidend für die weitere Verwendung ist. Im Umgang mit Daten ergeben sich drei Kernhandlungsfelder: Das Erfassen von Daten, die Verarbeitung zu Informationen sowie die Kommunikation von Informationen.

Große Datenmengen zu verarbeiten

Zunächst müssen geeignete Daten erfasst werden. Aufgrund großer Datenmengen ist der Einsatz von Software unerlässlich, jedoch wird oftmals an der falschen Stelle investiert. Aktuelle Trends zeigen, dass die Datenverwaltung in Unternehmen hauptsächlich mittels Softwarelösungen „von der Stange“ erfolgt. Generell gilt: Die Softwarelösungen müssen prozess­orientiert sein und nicht der Prozess softwareorientiert.

Prozessunterstützung kann dabei nur auf Grundlage von Prozessverständnis funktionieren. Besonders im Werkzeugbau ist die Auftragsabwicklung aufgrund der Unikatfertigung und der damit verbundenen unterschiedlichen Prozessketten vielen individuellen Faktoren unterlegen, die nach maßgeschneiderten Lösungen verlangen. Voraussetzung für eine prozessnahe Unterstützung durch Software ist eine ausführliche Prozessanalyse.

Trends µ-genau

Erfolgsbeispiel DMW

Eine Anwendung des vorgestellten Konzepts fand im Bereich Kalkulation bei der DMW Maschinen- und Werkzeugbau GmbH in Zusammenarbeit mit dem Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen statt. Zielsetzung war eine durchgängige Kostentransparenz im Angebotserstellungsprozess und eine effizientere Kalkulation. Dazu wurde zunächst eine intensive Prozess- und Datenanalyse bei DMW durchgeführt. Hierbei wurden Auftragsanfragen unter Zuhilfenahme von Hintergrunddaten wie Anfrageart und Anfrageklasse kategorisiert sowie mögliche Vergleichscharakteristika identifiziert. Anschließend wurden durchgeführte Aufträge anhand von den zuvor bestimmten Charakteristika kategorisiert. Bereits während der Aufnahme des Ist-Prozesses zeigten sich Potenziale, die bei der Ausarbeitung des Soll-Prozesses zur Kalkulation und Angebotserstellung berücksichtigt

Zielsetzung im Projekt bei DMW war eine durchgängige Kostentransparenz im Angebotserstellungsprozess und eine effizientere Kalkulation.

wurden. Im Zuge der Ausarbeitungen eines Soll-Prozesses inklusive individuell definierter Meilensteine und einer Kalkulations-systematik ergab sich ein Anforderungs-spektrum für eine maßgeschneiderte Softwarelösung. Diese wurde in Form einer Datenbankverwaltung unter Microsoft Access durch das WZL realisiert und in enger Zusammenarbeit mit Mitarbeitern von DMW kontinuierlich auf die individuellen Bedürfnisse von DMW angepasst.

Ergebnis ist ein transparenter und effizienter Angebotserstellungsprozess, der DMW bei der schnellen Bearbeitung von Anfragen, der Kalkulation sowie der Nachkalkulation von Aufträgen unterstützt. Zudem ermöglicht die Software eine transparente Darstellung der Verantwortlichkeiten, der erfassten Daten und des Fortschritts entlang des Angebotserstellungsprozesses. Der Fortschritt wird in der Software durch die Zuordnung von Daten in der Prozessphasen zwischen den entwickelten Meilensteinen und der zu erfüllenden Aufgaben klar definiert und verfolgt. Die verantwortlichen Bearbeiter und die entsprechenden Abteilungen werden automatisch mit relevanten Informationen versorgt und können sofort reagieren oder Freigaben erteilen. Dabei werden hilfreiche Hintergrunddaten gezielt ausgewählt und zur Unterstützung dargestellt. Des Weiteren ermöglicht die entwickelte Kalkulationssystematik eine effiziente Kostenberechnung komplexer Werkzeug-Neuanfertigungen, aber auch anderer Anfragen wie Reparaturen oder Optimierungen. Basis dafür sind auftragsspezifisch verfügbare Daten, welche nach Prozessschritten aufgegliedert vorliegen, sowie der Vergleich von bereits durchgeführten Aufträgen in der entwickelten Datenbank anhand der identifizierten Werkzeug-Charakteristika. Die Datenbank wird dabei mit jedem neuen Auftrag automatisch erweitert.

Mittels Aufnahme des Ist-Zustands und Ausarbeitung eines auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichteten Soll-Zustands kann Transparenz über den gesamten Prozess geschaffen werden. Dazu müssen klare Meilensteine entlang des Auftragsabwicklungsprozesses definiert werden, um den Prozess auch abschnittsweise bewerten zu können. Anschließend können Daten prozessorientiert durch maßgeschneiderte Softwarelösungen anforderungsgerecht entwickelt werden. Essenziell ist dabei eine detaillierte Aufnahme der Daten zu jedem Teilprozess einzelner Aufträge mit unternehmensindividuell definierten Meilensteinen.

Der Schlüssel zu einer hohen Kostentransparenz entlang der gesamten Auftragsabwicklung ist die auftragsspezifische Kenntnis der Kosten, Zeiten und Zuverlässigkeit einzelner Prozessschritte.
Bilder: WZL

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist es, Daten und Hintergrunddaten direkt auf Herkunftsebene zu erfassen, um eine optimale Datenqualität zu erreichen. Die Aufnahme kann beispielsweise über die Verwendung moderner Technologien wie einer Betriebsdatenerfassung oder Tablet-PCs zur Datenerfassung auf dem Shop­floor effizient umgesetzt werden. Nur so kann garantiert werden, dass Kostentreiber sowie Leistungspotenziale richtig erkannt und dokumentiert werden können. Die Daten müssen dabei transparent erhoben werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Informationen ableiten

Nachdem geeignete Daten erfasst wurden, gilt es, Informationen abzuleiten. Die aufgenommen Daten in den verschiedenen Systemen müssen zu den jeweiligen Aufträgen zugeordnet und aggregiert werden. Die Herausforderung liegt in der Auswahl von geeigneten Daten hinsichtlich der unterschiedlichen Prozessphasen. Des Weiteren müssen aufgrund unterschiedlicher Informationssysteme Schnittstellen identifiziert und Standards definiert werden. Per Aggregation der Daten und Vergleich mit Zielgrößen entstehen Informationen. Dabei können schon einfache Systeme unterstützen. Bereits eine angepasste Microsoft-Access-Datenbank kann insbesondere unter Zuhilfenahme der Hintergrunddaten eine optimale Zuordnung der aufgenommenen Daten zu einzelnen Aufträgen ermöglichen und Informationen ableiten. Dies trägt zu einer Steigerung der Transparenz bei, wodurch sowohl die Prozesseffizienz erhöht als auch eine saubere Kalkulation auf Basis von transparenten Kosten ermöglicht wird.

Qualitativ hochwertige Informationen sind ein notwendiges, jedoch kein hinreichendes Kriterium für eine hohe Transparenz der Kosten, Zeiten und Zuverlässigkeit. Erst durch Interpreta­tion, Kommunikation und Diskussion der Informationen kann die notwendige Transparenz über den gesamten Prozess geschaffen, sowie Maßnahmen zur Prozessoptimierung erarbeitet und umgesetzt werden. Hierbei ist die Darstellung der Informationen entscheidend. Neben den Kerndaten in Form von Leistungskennzahlen gilt es, Hintergrunddaten transparent, sinngemäß und aussagekräftig darzustellen. Maßgeschneiderte prozessnahe Softwarelösungen sind auch hier vielversprechende Lösungen. Durch einen automatisierten Versand von auftragsspezifischen Daten und Hintergrunddaten an relevante Mitarbeiter oder Abteilungen können lange Kommunikationswege abgekürzt und zeitnah auf Abweichungen und Ereignisse reagiert werden.

Generische Prozesskette des Werkzeugbaus mit Meilensteinen.

Übersichtliche Darstellung

Ein Datenbankverwaltungssystem ist idealerweise nicht nur im Stande, Informationen bereitzustellen, sondern auch geeignet darzustellen. Darstellungen in Form von Kennzahlencockpits in Büros und auf dem Shopfloor sowie Risikoauswertungen für alle Aufträge sind nur zwei erfolgreiche Beispiele. Eine anschauliche Darstellung der Informationen in Kombination mit aussagekräftigen Hintergrunddaten ermöglicht es, die Effizienz von Besprechungen wie etwa der Werkzeugnachbesprechung und der Nachkalkulation zu steigern. Somit kann ein tiefgründiges Wissen hinsichtlich des Prozessablaufs sowie ein nachhaltiges Verständnis über entstandene Schwachstellen geschaffen und zukünftig zur Verbesserung der Prozesse genutzt werden.

Profil

Excellence in Production

Der jährlich vom Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen und dem Fraunhofer-Institut für Produktionstechnologie IPT veranstaltete Wettbewerb ist ein wichtiger Gradmesser, den besten Werkzeugbau im deutschsprachigen Raum zu ermitteln. Der Wettbewerb hat sich in der Branche des Werkzeug- und Formenbaus fest etabliert. Im Jahr 2015 suchen das Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen und das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnologie IPT bereits zum zwölften Mal den „Werkzeugbau des Jahres“. Die Ehrung des Gesamtsiegers sowie der Kategoriesieger und der Finalisten findet am Vorabend des 15. Internationalen Kolloquiums „Werkzeugbau mit Zukunft“ am 11. November im Krönungssaal des Aachener Rathauses statt.

Das Beispiel DMW (siehe Kasten „Trends µ-genau“) zeigt anschaulich, wie Potenziale durch Prozessverständnis und maßgeschneiderte Softwarelösungen genutzt werden können. Zukünftig kann eine saubere Datenbasis entlang der gesamten Prozesskette zur weiteren Optimierung der Fertigung genutzt werden.

Durch moderne Technologien und Softwarelösungen erschließen sich dem Werkzeugbau zahlreiche Potenziale zur Steigerung der Prozesseffizienz. Oft sind die wesentlichen Voraussetzungen für hohe Kostentransparenz bereits erfüllt, jedoch werden die bestehenden Möglichkeiten nicht gezielt genutzt. Durch die Ausarbeitung von effizienten Soll-Prozessen mit klaren Meilensteinen und darauf maßgeschneiderte Softwarelösungen können die individuellen Bedürfnisse des Werkzeugbaus berücksichtigt und nachhaltig Erfolge erzielt werden.

Kontakt: Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen, www.wzl.rwth-aachen.de